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Arquitectura de sistemas: primero el mapa.

Antes de comprar, integrar o automatizar nada, un mapa de lo que tu empresa ya tiene y un plan por etapas para ordenarlo.

Hablar con AXELIA Ver el mapa ›
  • Sistema: un muro, con sus módulos dentro
  • Conexión por API, con su puerta
  • Conexión a mano o por fichero

Plano de partida. Los nombres, los sistemas y los datos son de ejemplo.

AXELIAArquitectura de sistemasPlano 01 · empresa de ejemploCuadrícula —Hoja 1 de 4 · plano de partida
  1. ASistemas
  2. BProcesos
  3. CDiagnóstico
  4. DPlan por etapas
PedidosventasAlmacénexistenciasFacturaciónfacturasComprasproveedoresProducciónórdenesCobrosvencimientosERPun solo datoCRMembudode ventasPORTALClientesfacturasPORTALProveedoresórdenesPORTALEmpleadosnóminasBancoextractosy pagosHojas de cálculodonde lossistemas no llegan1233345seis módulosAPIAPIAPIficheroa manoextracto1234512341234VENTACOMPRACIERRE DEL MESD1D2D3D4D5!D61Integrar1Integrar2Simplificar3Estabilizar4EvolucionarAutomatización e IAsobre un dato ya ordenado PedidosventasAlmacénexistenciasFacturaciónfacturasComprasproveedoresProducciónórdenesCobrosvencimientosClientesEmpleadosProveedoresERPun solo datoCRMembudo de ventasPORTALESBancoextractosy pagosHojas de cálculodonde lossistemas no llegan12345APIAPIficheroa manoextracto123451231234D1D2D3D4D5!D61Integrar1Integrar2Simplificar3Estabilizar4EvolucionarAutomatización e IAsistemapor APIa mano o por ficheroVentaCompraCierre del mesduplicadoa manoriesgo

El método, sobre un plano

Un mapa en cuatro capas.

  1. Capa 1 de 4

    Qué hay y quién responde.

    Qué hay, para qué se usa, quién responde de cada sistema y cómo se conecta con el resto: por API o a mano.

    Registro Cinco sistemas · tres conexiones por API · tres a mano

  2. Capa 2 de 4

    Cómo lo recorre el trabajo.

    Una venta, una compra y el cierre del mes, dibujados sistema por sistema: por qué puerta entra cada paso y por dónde sale.

    Registro Tres procesos sobre los mismos cinco sistemas

  3. Capa 3 de 4

    Dónde falla.

    Sobre el mismo plano se marca dónde un dato vive en dos sitios, dónde alguien lo teclea a mano y dónde hay un riesgo.

    Registro Seis hallazgos · dos duplicados · tres a mano · un riesgo

  4. Capa 4 de 4

    En qué orden se arregla.

    Cuatro etapas sobre el plano, con un orden y un alcance cerrados: integrar, simplificar, estabilizar y evolucionar.

    Registro Cada etapa cierra antes de abrir la siguiente

    • 1ERPResponde: Administración y operaciones
    • 2CRMResponde: Dirección comercial
    • 3PortalesResponde: cada área: clientes, compras y personal
    • 4BancoResponde: Finanzas
    • 5Hojas de cálculoResponde: quien las abrió
    • Sistema
    • Conexión por API
    • A mano o por fichero
  • Venta
    1. Se gana en el CRM
    2. Pedido en el ERP
    3. Reserva de stock
    4. Factura
    5. La ve el cliente en su portal
    Compra
    1. Producción pide material
    2. Orden de compra
    3. El proveedor la recibe en su portal
    4. Entrada en almacén
    Cierre del mes
    1. Extracto del banco
    2. Se cuadra en una hoja
    3. Cobros en el ERP
    4. Facturación cierra
    • D1Duplicado El cliente está en el CRM y en el ERP
    • D2A mano La venta ganada se vuelve a teclear en el ERP
    • D3Duplicado Las tarifas están en el ERP y en una hoja
    • D4A mano La planificación pasa de la hoja al ERP a mano
    • D5A mano El extracto del banco se cuadra en una hoja
    • D6Riesgo La hoja de planificación la edita una sola persona
    1. IntegrarEl CRM y el banco hablan con el ERP por API.
    2. SimplificarLo que vive en una hoja pasa al ERP.
    3. EstabilizarCada sistema con un responsable y bajo vigilancia.
    4. EvolucionarAutomatización e IA sobre un dato ya ordenado.
AXELIAArquitectura de sistemasPlano 01 · empresa de ejemploCapa 1 de 4 · sistemasCapa 2 de 4 · procesosCapa 3 de 4 · diagnósticoCapa 4 de 4 · plan por etapas
  1. ASistemas
  2. BProcesos
  3. CDiagnóstico
  4. DPlan por etapas

Lo que te llevas

Tres hojas sobre la mesa.

Al terminar quedan el plano, las decisiones y el plan. Cualquier proveedor puede trabajar con ellos.

PLANO 01 · SISTEMAS Y PROCESOSREV. DPedidosAlmacénFacturaciónComprasProducciónCobrosERPCRMClientesProveedoresEmpleadosBancoHojasMapa de sistemas y mapa de procesosejemplo · sin escala

El mapa de sistemas y el mapa de procesos.

DECISIONES ORDENADASQué va primero y qué puede esperarNºDECISIÓNETAPA1Conectar el CRM conel ERP por API1Integrar2Conectar el bancocon el ERP1IntegrarHASTA AQUÍ, AHORA3Pasar la planificaciónde la hoja al ERP2Simplificar4Un responsablepor cada sistema3Estabilizar5Automatizar el cierredel mes4EvolucionarLo que puede esperar queda escrito, con su motivo.

Las decisiones ordenadas: qué va primero y qué puede esperar.

PLAN POR ETAPASALCANCE CERRADO EN CADA ETAPA1IntegrarALCANCECRM y banco conel ERP, por API.CIERRA CUANDOLas cifrascoinciden.2SimplificarALCANCELa planificaciónpasa de la hojaal ERP.CIERRA CUANDOLa hoja dejade usarse.3EstabilizarALCANCEUn responsablepor sistema.CIERRA CUANDOCada sistematiene dueño.4EvolucionarALCANCEAutomatizacióne IA encima.CIERRA CUANDOSobre un datoya ordenado.Cualquier proveedor puede seguirlo: alcance, orden y cierre.

Un plan por etapas que cualquier proveedor puede seguir.

Lo habitual

Tres señales de que falta un mapa.

  1. S-01

    Hay varios proyectos de tecnología abiertos y ninguno termina de cerrar.

    ABCDEcinco obras abiertas, ninguna cerrada
  2. S-02

    Cada proveedor propone su herramienta y nadie mira el conjunto.

    Proveedor AProveedor BProveedor Cuna herramienta nueva por proveedor, sobre el mismo solar
  3. S-03

    Dirección no tiene una imagen clara de qué sistema hace qué.

    ERPCRMHojasPedidos??Stock???Cobros??qué sistema hace qué: nadie lo tiene dibujado

Preguntas

Antes de empezar.

¿En qué se diferencia de una auditoría informática?

AUDITORÍA¿Lo que hay cumple?vsARQUITECTURA1234¿Qué debería haber, y en qué orden?AUDITORÍA¿Lo que haycumple?ARQUITECTURA1234¿Qué debería haber,y en qué orden?

Una auditoría revisa si lo que hay cumple. La arquitectura decide qué debería haber y en qué orden llegar hasta ahí.

¿Sirve si ya tengo proveedor de ERP?

LO QUE TRAE EL PRODUCTOLO QUE LA EMPRESA NECESITAPedidosComprasAlmacénContabilidadInformesPedido que llega del CRMOrden de compra por portalReserva de stockInforme de direcciónCobro conciliado con el bancoCierre del mes sin hojasLo que no cubre el producto se pide en el contratoEL PRODUCTOLA EMPRESAPedidosComprasAlmacénInformesPedido del CRMOrden por portalCobro conciliadoCierre sin hojasLo que no cubre, al contrato

Sí. El mapa es independiente de las herramientas y sirve para pedirle al proveedor lo que la empresa necesita, no lo que el producto trae.

¿Cuánto dura?

LA REVISIÓNEL TRABAJO DESPUÉSALCANCE CERRADORevisión ejecutivaPrimera etapaAHORASegunda etapaAHORATercera etapaPUEDE ESPERARCuarta etapaPUEDE ESPERARLo dice la revisión: cuánto trabajo hay y cuál puede esperarSin fechas inventadas: se fijan al cerrar el alcanceALCANCE CERRADORevisión ejecutivaEtapa 1AHORAEtapa 2AHORAEtapa 3PUEDE ESPERAREtapa 4PUEDE ESPERARLo dice la revisión

La revisión ejecutiva es corta y de alcance cerrado. Su resultado dice cuánto trabajo hay después y cuál puede esperar.

Después del mapa

Del plan a la obra.

Primer paso

Una revisión ejecutiva.

Corta y con alcance cerrado antes de empezar. Sales con las decisiones ordenadas y con lo que puede esperar.

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El método está publicado en «IA para Empresas Reales». Los esquemas, cifras y ejemplos de esta página son ilustrativos.