01 Se escribe dos veces
Comercial cierra la venta en el CRM y alguien la vuelve a escribir en el ERP.
Servicio · Integración de ERP y CRM
El pedido se escribe una vez.
La venta se cierra en el CRM, el pedido se da de alta en el ERP y nadie lo vuelve a teclear. Los sistemas que ya tienes, conectados por API.
El pedido que viaja
Se escribe una vez. Se ve en todos los sitios.
Veces tecleado
De 3 veces a 1
- Paso 1 de 5
La venta se cierra en el CRM.
Es el único sitio donde se escribe el pedido. Sin conexiones habría que teclearlo otras dos veces: en el ERP y en el portal.
Registro Cliente 0412 · 24 ud · 18.400 €
- Paso 2 de 5
El pedido pasa al ERP por API.
Al cerrar la venta, el CRM lo envía al ERP. Se da de alta solo, con los mismos datos y sin que nadie lo reescriba.
Registro Pedido 8.842 · registrado en el ERP
- Paso 3 de 5
El ERP reserva el stock y factura.
Dentro del ERP, el almacén reserva lo vendido y facturación emite la factura. No hay nada que teclear: es el mismo registro.
Registro 24 ud reservadas · factura F-2026-0412
- Paso 4 de 5
El cliente ve su factura.
El portal de clientes la lee del ERP por API. Nadie envía un PDF ni copia una cifra de un sistema a otro.
Registro Portal · F-2026-0412 · pendiente de pago
- Paso 5 de 5
El cobro vuelve solo.
El banco informa del ingreso por API y el ERP marca la factura como cobrada. El pedido se tecleó una vez.
Registro Ingreso 18.400 € · F-2026-0412 cobrada
Antes y después
La misma semana, dos veces.
Cada pedido se teclea en el CRM, otra vez en el ERP y otra en el portal. Entre medias, un Excel por correo y una cifra que no cuadra.
Los mismos pedidos y los mismos cinco días. Se teclean una vez; lo demás llega por API y las cifras coinciden.
Sin la conexión66 veces tecleado
Con la conexión22 veces tecleado
Lunes4 pedidos
Se reescribe en el ERPen 3 sitios
Llega solo al ERPen 1 sitio
Martes6 pedidos
Excel por correopedidos_semana.xlsx
El portal lo muestrasiempre al día
Miércoles3 pedidos
La cifra no cuadraCRM 412 · ERP 409
La misma cifraCRM 412 · ERP 412
Jueves5 pedidos
Fichero cargado a manostock.csv
Cambios por APIsin ficheros
Viernes4 pedidos
Cierre: cuadrar a manohoja de cálculo
Cierre sin cuadrarya coincide
Se teclea Llega por APISemana de ejemplo: 22 pedidos
Lo habitual
Tres señales de que los sistemas no se hablan.
02 Tres cifras
La cifra de ventas del CRM no coincide con la del ERP ni con la del Excel de dirección.
03 Ficheros por el medio
Los cambios pasan de un sistema a otro por correo o con ficheros que se cargan a mano.
Cómo se hace
Cuatro pasos, de uno en uno.
1 Qué hay y quién manda
Mapa de sistemas y de datos
Qué sistemas hay, qué dato guarda cada uno y cuál manda cuando no coinciden.
2 Qué viaja, hacia dónde y cuándo
Diseño de las conexiones
Qué viaja por API, en qué sentido y cuándo. Se decide antes de programar nada.
3 Una conexión cada vez
Puesta en marcha por tramos
Una conexión cada vez, con la operación funcionando y una vuelta atrás prevista.
4 Con responsable y registro
Vigilancia y documentación
Cada conexión queda documentada, vigilada y con un responsable.
Lo que te llevas
Tres cosas que se quedan en tu empresa.
- 1
El mapa de integraciones de tu empresa.
- 2
Las conexiones funcionando y documentadas.
- 3
Un responsable y un estado visible para cada conexión.
Preguntas
Antes de empezar.
¿Hay que cambiar de ERP o de CRM?
No. Se conectan los que ya tienes. Solo se plantea un cambio cuando un sistema no permite integrarse de ninguna forma, y se explica antes.
¿Y si mi ERP no tiene API?
Depende del sistema. Muchos ERP ofrecen API o conectores propios; cuando no, se estudian las alternativas en la revisión inicial, antes de comprometer plazos.
¿Cuánto tarda una integración?
Depende de cuántos sistemas haya y de cómo estén los datos. La revisión inicial sirve para acotar alcance y plazo antes de empezar.
Primer paso
Una revisión ejecutiva.
Corta y con alcance cerrado antes de empezar. Sales con las decisiones ordenadas y con lo que puede esperar.
contacto@axelia.es · +34 623 743 346
El método está publicado en «IA para Empresas Reales». Los esquemas, cifras y ejemplos de esta página son ilustrativos.