Servicio · Automatización de procesos

Automatización de procesos, cuando ya hay orden.

Los pasos que hoy se copian y se pegan a mano pasan a hacerse solos y dejan rastro. Primero se ordena el proceso; después se automatiza.

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Procedimiento P-07Hoja 1 de 1

Alta de un pedido recibido por correo

Copia impresa · última revisión: sin fecha · lo hace Administración

Procedimiento actual para dar de alta un pedido que llega por correo: seis pasos a mano, todos de Administración, 14 minutos por pedido. Tiempos de ejemplo.
Hecho	Paso	Quién	Tiempo
	1Abrir el correo del clienteBandeja de entrada	Administración	1 min
	2Copiar el cliente y las líneasCopiar y pegar, línea a línea	Administración	2 min
	3Buscar el precio en la hoja de tarifasHoja de cálculo, línea a línea	Administración	3 min
	4Teclear el pedido en el ERPA mano, línea a línea	Administración	5 min
	5Avisar al almacénLlamada o correo	Administración	2 min
	6Archivar el correoCarpeta «pedidos»	Administración	1 min
Por pedido, seis pasos a mano12 pedidos al día: 2 h 48 min			14 min

Los precios están en tarifas_v7_final.xlsx

Un proceso de ejemplo, con tiempos de ejemplo

Cómo se hace

Seis pasos, uno.

Paso 1 de 4
Elegir el proceso.
Repetido, con reglas claras y con datos fiables. Este llega doce veces al día y falla justo donde alguien copia o teclea.
Registro 6 pasos · 14 min por pedido · 12 pedidos al día
Paso 2 de 4
Ordenarlo antes.
Automatizar un proceso desordenado solo lo hace fallar más rápido. Sobraba el aviso al almacén, que ya ve el pedido en el ERP. Y el precio tiene regla escrita.
Registro 5 pasos · 12 min por pedido · 1 regla por escrito
Paso 3 de 4
Automatizar por tramos.
Un tramo cada vez, comprobado contra el resultado manual. Si las cifras coinciden, el tramo se queda y empieza el siguiente.
Registro 3 tramos · mismo importe en los dos lados: 18.400,00 €
Paso 4 de 4
Dejar rastro.
Cada ejecución anota quién la lanzó, cuándo y qué cambió. Si algo falla, el pedido espera en revisión y la persona responsable recibe el aviso.
Registro Hoy: 12 pedidos, 11 automáticos, 1 en revisión

1Abrir el correo del clienteAdministración · correo×11 min

2Copiar el cliente y las líneasAdministración · copiar y pegar×32 min×

3Buscar el precio en la hoja de tarifasAdministración · hoja de cálculo×33 min×

4Teclear el pedido en el ERPAdministración · a mano×35 min×

5Avisar al almacénAdministración · llamada o correo×12 min×

6Archivar el correoAdministración · carpeta «pedidos»×11 min

ALeer el pedido del correoTramo 1 · antes, pasos 1 y 2=seg

BAplicar la tarifa y dar de altaTramo 2 · antes, pasos 3 y 4=seg

CEnlazar el correo al pedidoTramo 3 · antes, paso 6=seg

Un paso automático

Alta automática del pedido

Lee el correo
Aplica la tarifa
Crea el pedido en el ERP
Archiva el correo

segundos

Antes, a mano

Abrir el correo
Copiar el cliente
Buscar el precio
Teclear el pedido
Avisar al almacén
Archivar el correo

ReconocidoPedido 8.842 creado en el ERP18.400,00 €

No reconocidoPedido 8.844 sin tarifaa revisión

AvisoAdministración recibe el avisoEl pedido no se pierde: espera en revisión.

Responsable del procesoAdministraciónSuplente: Comercial

Antes de elegir

Cuánto se repite

12 pedidos al día · unas 3 líneas cada uno

Dónde falla

2Cliente mal copiado
3Tarifa que ya no es la vigente
4Cifra mal tecleada
5Aviso que no sale

¿Merece automatizarse?

Se repite
Reglas claras
Datos fiables

La regla, por escrito

Alta de pedido · precio

SI el cliente existe en el ERP
  precio = tarifa del cliente
  sin tarifa: tarifa general
SI NO
  pedido a revisión

Se quita

~~Avisar al almacén~~Lo ve en el ERP

Quién la mantiene

Administraciónrevisable si cambia la tarifa

Comprobado contra lo manual

Tramo 1 · cliente y líneas

A mano0412 · 3 líneas

Automático0412 · 3 líneas=

Tramo 2 · importe

A mano18.400,00 €

Automático18.400,00 €=

Tramo 3 · correo

A manoen la carpeta

Automáticoenlazado al pedido=

10 pedidos de prueba · 10 iguales

Registro de ejecuciones

Quién · cuándo · qué cambió

09:12:04 · regla de altaPedido 8.842 creado · 18.400,00 €
09:12:05 · regla de altaCorreo enlazado al pedido 8.842
09:48:19 · regla de altaPedido 8.843 creado · 2.480,00 €
10:31:56 · regla de altaPedido 8.844 sin tarifa · en revisión
10:31:57 · avisoA Administración · pedido 8.844
10:40:02 · AdministraciónTarifa añadida · pedido creado

Por dónde empezar

Qué automatizar primero.

Lo que se repite mucho y tiene reglas claras va primero. Lo que depende del criterio de una persona se ordena antes.

Caben en una frase Alguna excepción Muchas excepciones Criterio de una persona

Cada año Cada mes Cada semana Cada día

Procesos y posiciones de ejemplo

1 · Alta de pedidos
Empezar aquí.
Se repite
Cada día
Reglas
Caben en una frase
Llega a diario, las reglas caben en cinco líneas y el cliente y la tarifa ya están en el ERP.
2 · Conciliación bancaria
Empezar aquí.
Se repite
Cada día
Reglas
Alguna excepción
Cada día el mismo cruce entre el extracto del banco y las facturas del ERP. Las reglas se pueden escribir y la diferencia queda a la vista.
3 · Avisos de vencimiento
Empezar aquí.
Se repite
Cada semana
Reglas
Caben en una frase
Una fecha, una regla y un mensaje. Se monta en poco tiempo y evita olvidos.
4 · Informe semanal
Empezar aquí.
Se repite
Cada semana
Reglas
Alguna excepción
Se arma cada semana con las mismas consultas. Sirve cuando los datos de origen ya son fiables; si no, solo reparte el error más rápido.
5 · Aprobación de gastos
Ordenar primero.
Se repite
Cada semana
Reglas
Muchas excepciones
Se repite, pero cada caso trae su excepción. Primero se ordenan los límites y quién aprueba; después se automatiza.
6 · Previsión de compras
Más adelante.
Se repite
Cada mes
Reglas
Criterio de una persona
Depende de criterio y de datos repartidos en hojas distintas. Primero orden; la inteligencia artificial, si llega, llega después.
7 · Cierre del mes
Cuando convenga.
Se repite
Cada mes
Reglas
Alguna excepción
Pasos fijos, una vez al mes. Se automatiza por tramos cuando lo que lo alimenta ya funciona solo.
8 · Alta de proveedores
Cuando convenga.
Se repite
Cada mes
Reglas
Alguna excepción
Pocas veces y con reglas claras: una plantilla y una lista de comprobación bastan al principio.
9 · Atención de reclamaciones
Ordenar primero.
Se repite
Cada día
Reglas
Muchas excepciones
Llegan todos los días, pero cada una es distinta. Se ordenan los tipos primero; después, las respuestas que se repiten.

Un proceso. Cuanto mayor, más tiempo consume al mes
La zona naranja es por dónde empezar

Lo habitual

Tres señales de que un proceso pide automatizarse.

Horas, importes y días de ejemplo

01 · Copiar y pegar

La misma información se copia de un sistema a otro varias veces al día.

Portapapeles · hoy5 veces

09:12Correo→ERP18.400,00 €
09:31ERP→Hoja de seguimiento18.400,00 €
11:05ERP→Informe de ventas18.400,00 €
12:30Hoja→Correo al cliente18.400,00 €
16:48ERP→CRM18.400,00 €

02 · Errores tardíos

Los errores aparecen al cierre, cuando ya es tarde para corregirlos.

Día 3Se teclea 18.040 en lugar de 18.400

27 díassin que nadie lo vea

Día 30 · cierreLa cuenta no cuadra

03 · Una sola persona

Si falta una persona concreta, el proceso se para.

Comercialenvía

Administraciónausente

Almacénsin pedidos

Facturaciónsin pedidos

8 pedidos esperando en la bandeja

Lo que te llevas

Tres entregas, con su registro.

Cifras y datos de ejemplo

1El proceso descrito, antes y después

El proceso, paso a paso.

Cómo se hace hoy y cómo se hará: quién, con qué datos y cuánto tarda. Una hoja que cualquiera de la empresa puede leer.

Procedimiento P-07 · versión 2Alta de un pedido recibido por correo

Antes · minutos por paso6 pasos · 14 min por pedido

123521

Después · minutos por pedido1 paso automático · 1 min de revisión

1Alta automática del pedido, con revisión de lo que la regla no reconoce

El ancho de cada casilla es el tiempo de una persona. La tachada sobraba.

2Los pasos automáticos en marcha, con su registro

Funcionando, y con su registro.

Los pasos automáticos corren en producción y cada ejecución queda anotada: quién la lanzó, cuándo y qué cambió.

Alta automática del pedidoEn marcha

Hoy

12 pedidos11 automáticos1 en revisión

Última ejecución: 10:40 · Administración
Registro: quién · cuándo · qué cambió

3Un responsable del proceso y un aviso cuando algo falla

Alguien responde del proceso.

Una persona responsable, otra que la releva y un aviso cuando algo falla. Si el proceso cambia, se ajusta la regla.

Ficha del proceso

Proceso: Alta de pedidos desde el correo
Responsable: Administración
Suplente: Comercial
Avisar cuando: un pedido no se reconoce
Regla: versión 1 · revisable

Aviso · 10:31

Pedido 8.844 sin tarifaEn revisión. No se ha perdido.

Antes y después

Automatizar va después de ordenar.

1Arquitectura de sistemasEl mapa de qué sistema hace qué, antes de tocar nada.
2Integración ERP y CRMQue los sistemas se pasen el dato por API, sin teclearlo.
3Automatización de procesosEstás aquí. Los pasos repetidos se hacen solos y dejan rastro.
4IA aplicadaSobre datos ya ordenados, donde aporta.

Cada paso se apoya en el anterior. Se puede empezar por el que haga falta.

Preguntas

Antes de automatizar nada.

¿Qué procesos conviene automatizar primero?

Los que se repiten mucho, tienen reglas claras y hoy producen errores: altas de pedidos, conciliaciones, informes periódicos, avisos.

¿Se necesita inteligencia artificial?

Casi nunca para empezar. La mayor parte de la automatización útil son reglas sencillas sobre datos ordenados. La IA llega después, donde aporta.

¿Qué pasa cuando el proceso cambia?

Queda documentado y con responsable, así que se ajusta la regla en lugar de volver al trabajo manual.

Primer paso

Una revisión ejecutiva.

Corta y con alcance cerrado antes de empezar. Sales con las decisiones ordenadas y con lo que puede esperar.

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El método está publicado en «IA para Empresas Reales». Los esquemas, cifras y ejemplos de esta página son ilustrativos.